Bien que le Registre canadien de transplantation dispose de plusieurs mécanismes destinés à empêcher la création de dossiers en double, il se peut que certains doublons aient été créés par inadvertance. Lorsque le système signale la présence d’un dossier peut-être en double et que vous n’avez pas accès au dossier pour vérifier s’il s’agit bien d’un doublon, communiquez avec l’établissement associé à ce dossier en double. Cette information est contenue dans la colonne Établissement principal de la Liste de tous les patients, la colonne Programme de don de personnes vivantes de la Liste des donneurs vivants, la colonne ODO de la Liste des donneurs décédés et la colonne Centre de transplantation de la Liste des receveurs.
Lorsque vous communiquez avec l’autre établissement, indiquez à la personne que vous avez peut-être trouvé un dossier en double et vérifiez ensemble si c’est vraiment le cas. Une fois que la vérification a été effectuée, des mesures correctives peuvent être prises. Si le dossier est bel et bien un doublon, déterminez avec l’autre programme lequel des dossiers est le dossier fonctionnel et signalez l’autre comme étant un doublon. Si le dossier n’est pas un doublon, envisagez la possibilité d’ajouter un autre ID afin de distinguer les deux dossiers.